Een periode afsluiten
Wanneer een periode voorbij is, is het mogelijk om deze af te sluiten. Door de periode af te sluiten gaan de boekingsgegevens door naar de financiële administratie voor verdere verwerking. Je kunt alleen een periode afsluiten als alle regels volledig gecodeerd zijn.
Hoe sluit ik een periode af?
Selecteer in het boekingsoverzicht het boek en de periode dat je wilt afsluiten en klik bovenaan de pagina op ‘Periode afsluiten’. Zorg ervoor dat je de codering van de boekingen goed hebt gecontroleerd voordat je dit doet.
Zie je deze knop niet? Dan moet deze nog worden toegevoegd aan jouw rechtenset. Neem daarvoor contact op met de applicatiebeheerder binnen jouw organisatie.
Nadat je op de knop ‘Periode afsluiten’ hebt geklikt, krijg je eerst een melding of je zeker weet dat je de periode wilt afsluiten. De reden hiervoor is dat je van een afgesloten periode geen boekingen meer kunt wijzigen. Als je hier nogmaals op ‘Periode afsluiten’ klikt, is de periode afgesloten en wordt deze doorgestuurd.
Wat gebeurt er met de periode nadat ik deze heb afgesloten?
De periode wordt óf ter beoordeling naar de medewerker verantwoordelijk voor het boek gestuurd óf, indien je de juiste bevoegdheid hebt, direct naar de financiële administratie voor verdere verwerking. Als de afgesloten periode door een collega wordt afgekeurd, krijg je een melding om het nodige te corrigeren.
Wordt de periode afgesloten door een applicatiebeheerder, hoeft deze nooit beoordeeld te worden. De periode staat direct klaar voor export naar het financieel pakket.
Mocht de periode zijn goedgekeurd en je toch nog een wijziging wilt aanbrengen, kun je contact opnemen met je applicatiebeheerder om dit te laten doen. Dit is alleen mogelijk als de periode nog niet is geëxporteerd naar jullie financiële pakket.
Na het afsluiten van de periode keer je terug naar het boekingsoverzicht. Hier wordt nu de opvolgende periode weergegeven. Het beginsaldo van deze periode is automatisch het saldo van de vorige periode waarmee je bent geëindigd.
Een kastelling doen
Als je een periode van een boek gaat afsluiten waarin (ook) contant geld wordt geregistreerd, kan het zijn dat je eerst nog een kastelling moet doen. Per boek kan worden ingesteld of deze kastelling verplicht is voor het afsluiten. Als blijkt dat er na de kastelling een kasverschil is, moet je nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt, dit verschil verantwoorden. Als de kastelling klopt en/of het kasverschil is verantwoord, wordt de afgesloten periode doorgestuurd.
Related Articles
Een periode beoordelen
Afhankelijk van de instellingen moet de medewerker die verantwoordelijk is voor het boek, een periode beoordelen nadat deze is afgesloten. Wanneer een periode wordt afgesloten door een applicatiebeheerder, hoeft deze nooit beoordeeld te worden. De ...Collectief afsluiten
In het menu Collectief Afsluiten kan je een periode van meerdere boeken in één keer afsluiten. Hoe werkt Collectief Afsluiten? Om een periode van meerdere boeken tegelijkertijd af te sluiten, vink je in het menuonderdeel Collectief afsluiten de ...Een kastelling doen
Sommige organisaties werken naast pinpassen ook met contant geld. Als jij namens de organisatie waar jij voor werkt contant geld uitgeeft, heb je naar alle waarschijnlijkheid in de Spend Cloud toegang tot een kasboek en/of tot een gecombineerd ...Een kastelling doen in de app
Bij het afsluiten van een periode van een kasboek, kan het zijn dat het verplicht is om een kastelling te doen. Je kunt als volgt naar de periodes navigeren: Tik op het overzicht onderin het menu Kies in het overzicht voor ‘Boeken’ Kies het kasboek ...Kastelling-eenheden beheren
Bij het afsluiten van een periode moet er in het geval van het gebruik van contant geld mogelijk kastelling te worden gedaan. In het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Kastelling-eenheden kun je naast het kasgeld ook andere eenheden zoals ...