Bezorggroepen en ontvangstgroepen beheren

In het menu 'Groepen' van het applicatiebeheer van de module Inkoop, kun je de bezorg- en ontvangstgroepen beheren. In dit artikel leggen we uit wat de groepen inhouden en hoe je deze kunt beheren.

Ontvangstgroepen

Een ontvangstgroep is een groep met medewerkers die de ontvangst van een bestelling kunnen registreren in Spend Cloud. Het werken met een ontvangstgroep is handig als er bijvoorbeeld meerdere medewerkers op één locatie werken. De bestelling kan dan door één van de mensen in deze groep worden ontvangen.

De besteller kiest bij het aanmaken van de order in het veld 'Te ontvangen door' één specifieke persoon óf een ontvangstgroep. De order wordt daarna bij iedereen in deze groep aangeboden ter ontvangstregistratie. Als één iemand de ontvangst registreert, verdwijnt de ontvangstactie bij alle medewerkers in de groep.

Bezorggroepen

Een bezorggroep is een groep met medewerkers die centraal ingekochte artikelen kunnen bezorgen, die bijvoorbeeld opslagen zijn in een magazijn. In de Spend Cloud werk je dan met o.a. interne leveranciers. In plaats van dat de order wordt aangeboden aan een een externe leverancier, zal de Spend Cloud een actie genereren voor de bezorgdienst, die bij de interne leverancier is vastgelegd. De acties worden verzameld in het menu-onderdeel Bezorgen. Alle medewerkers die in de bezorggroep zijn opgenomen ontvangen een notificatie-e-mail van de aanvraag en kunnen vervolgens in Spend Cloud vastleggen dat de goederen zijn bezorgd. 

Groep toevoegen en medewerkers koppelen

Ga voor het beheren van de groepen naar Applicatiebeheer / Inkoop / Groepen. Met de knop ‘Toevoegen’ bovenaan het groepenoverzicht kun je een nieuwe groep aanmaken. Na het opgeven van een naam voor de groep, kun je het soort groep selecteren.

Nadat je een groep hebt aangemaakt, kun je vanuit het overzicht medewerkers koppelen aan de groep. Dit kun je doen door aan het einde van de regel van de gewenste groep op ‘Medewerkers-koppelen-icoon’ te klikken.

In het overzicht dat volgt, kun je de medewerkers selecteren die aan deze groep moeten worden toegevoegd. Door de checkbox uit te vinken kun je een medewerker ontkoppelen. 

De naam en samenstelling van een groep kun je altijd wijzigen door vanuit het overzicht op het potlood-icoon aan het einde van de regel van de gewenste groep te klikken. 

• Related Articles

• Categorieën beheren

  Je kunt leveranciers koppelen aan één of meerdere categorieën. Dit is belangrijk, omdat het bestellers helpt met navigeren en op die manier snel bij de juiste leverancier te bestellen. Categorieën zichtbaar voor bestellers Een besteller ziet in Spend ...

• Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens

  Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...

• Een nieuwe leveranciersgroep toevoegen en koppelen

  Een leveranciersgroep is een bundeling van leveranciers. Leveranciersgroepen zijn belangrijk voor de bepaling van welke medewerker bij welke leverancier mag bestellen en wie de order eventueel beoordeelt. Dit vindt namelijk altijd plaats op basis van ...

• Assortiment-artikelen toevoegen en updaten

  In het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Assortiment kun je assortimenten van leveranciers beheren. Handmatig een artikel toevoegen Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken bovenaan het overzicht, kun je een nieuw item toevoegen aan het ...

• OCI-Leveranciers (aanvragen en instellen)

  OCI staat voor Open Catalog Interface. Vrij vertaald betekent dit: "Het beschikbaar stellen van het bestelproces bij een leverancier vanuit de eigen vertrouwde omgeving". Door middel van een OCI koppeling kun je via Spend Cloud naar de webshop van ...