Cómo planificar tu primer webinar

Cómo planificar tu primer webinar

Los webinars siempre han sido un formato de formación muy popular dentro de la formación online, especialmente porque fusiona la comodidad y ubicuidad de los cursos online con la interacción y reciprocidad de los cursos presenciales.

Como cualquier práctica formativa, los seminarios en línea requieren de una planificación previa. Es importante saber qué se va a explicar, cómo se realizará, quién participará y cuánto tiempo durará. Estos son los pasos a seguir que te recomendamos para poder realizar un webinar con éxito.

 

1. Tipos de webinars que puedes hacer 

Lo primero que debes tener en cuenta cuando te planteas un webinar es su objetivo. Según lo que quieras conseguir con él, te recomendamos varios formatos:

 

Clase

Este tipo de webinar seguiría la estructura y el formato clásico de una clase, donde únicamente habría un ponente, el profesor o profesora que explica la lección, con más o menos participación del espectador. La estructura de la clase sería similar a la de una clase presencial u online. 

Suelen ser webinars de grupos pequeños o medianos, por lo que son ideales para atender a las preguntas de los participantes o realizar ejercicios conjuntos.

 

Demostraciones de productos

Este formato es el más popular para aquellas empresas que venden un producto o servicio y ofrecen formaciones a sus clientes o clientes potenciales para mostrarles los beneficios del producto o cómo usarlo para diferentes situaciones.

A diferencia de un videotutorial, al hacerlo en formato webinar permite responder de forma más concreta las dudas y preguntas de los participantes, y conseguir que entiendan mejor lo que estás mostrando.

 

Tutorías

Las tutorías son reuniones con una persona o grupos muy reducidos dedicados a hacer un seguimiento del aprendizaje y poder resolver dudas. 

En el caso de que quieras bonificar tu formación con Fundae, es importante incluir tutorías en tu plan formativo. Hacerlo en formato webinar a través de una plataforma LMS como Foxize Cloud permite tener todas las tareas formativas y llevar un control del progreso del alumnado en una misma plataforma.

 

Conferencias multitudinarias

Un webinar puede convertirse en un evento multitudinario de uno o varios días, con diferentes invitados, ponencias, entrevistas o mesas moderadas. 

Las conferencias multitudinarias parten de un tema principal y se desglosan en diferentes intervenciones. 

Al ser un webinar con muchos participantes es importante llevar un estricto control de la participación, que suele relegarse solo en el chat o en fragmentos dedicados a ellos.

 

2. Roles de los participantes

Dar roles a ciertos participantes del webinar nos ayudará a organizar la jornada y la intervención de los participantes. Dependiendo de la cantidad de usuarios en el webinar se requerirá más roles o menos, pero te recomendamos que tengas como mínimo estos que te listamos a continuación:

 

Anfitrión o Presentador

Esta persona es la que organiza el webinar y tiene el control total sobre los aspectos administrativos de la sesión: el inicio del webinar, activar o desactivar micros y cámaras, dar paso a los ponentes, compartir pantalla, documentos, eliminar participantes, etc. En algunas plataformas de webinars también permiten poner coanfitriones que pueden ayudar en la tarea.

 

Ponente  o Panelista

El ponente es la persona que lleva a cabo el webinar. Estas personas también tienen el control de activar su webcam, micrófono y compartir pantalla para desarrollar la actividad, pero no tiene activas las funciones administrativas del anfitrión.

 

Espectador o Asistente

Son los participantes oyentes del webinar. Según el tipo de webinar que realizas, estos tendrán permisos para activar sus micros o webcams, o por el contrario, no podrán usarlos. Su actividad se centra mayormente en el chat. Los anfitriones son los que controlan sus funciones.

 

Moderadores

Los moderadores pueden ser parte del equipo anfitrión o coanfitrión. Este rol se dedica a estar atento al chat del webinar, leyendo activamente los comentarios de los participantes y responder preguntas que lancen o guardarlas para más adelante. A demás también pueden dinamizar a los participantes, abriendo debates respecto al tema de la ponencia.

 

3. Estructura y duración

Antes de empezar el webinar, asegúrate de hacer las pruebas técnicas necesarias y comprobar que los micrófonos, webcams y la conexión funcione correctamente.

Cuando empiece la sesión, deja unos minutos para que la gente se vaya conectando a la sesión, pero no mucho por respecto a los que han sido puntuales. Algunas herramientas de webinar cómo Zoom ofrecen sala de espera para aquellas personas que lleguen antes a la sesión.

 

Presentación

Empieza por presentar quien eres, quienes serán los ponentes, de que se hablará en el webinar, que estructura seguirá y las normas de participación de los oyentes. Esta pequeña introducción de no más de 10 minutos dará tiempo para que se vayan conectando aquellas personas que faltan.

 

El contenido de valor principal del webinar

Este es el apartado que más debe durar y donde debes desarrollar todo el tema de webinar. Tener un guion preparado y seguir las claves del storytelling te ayudará a estructurar la ponencia. 

Para hacerlo más atractivo, puedes ayudarte de presentaciones Powerpoint, vídeos, Excels, demos en directo y un gran etcétera.

 

Sección de preguntas y respuestas

Como ya hemos dicho, la mayor ventaja de los webinars es la interacción con los participantes. Por esta razón es importante definir un espacio para responder a sus dudas y preguntas. Lo mejor es plantear una sección al final del webinar o entre temas para no interrumpir las ponencias.

 

Promoción

Al final de tu webinar puedes aprovechar para promocionar otros servicios que ofreces relacionados con la temática del webinar, como otros cursos o productos que puedan ser del interés de tus alumnos y/o clientes, e incluso ofrecer cupones de descuento.

 

Estas son las claves para desarrollar webinars de éxito. Si todavía no te habías planteado hacer un webinar este es el momento para hacerlo. En posts anteriores hemos compartido contigo diferentes herramientas disponibles para realizar seminarios en línea y la integración de Zoom en nuestro LMS Foxize Cloud.

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